¿Qué documentos aporto en los envíos fuera de la Unión Europea?

Tendrás que adjuntar una factura comercial, proforma o de aduana en formato PDF. En Genei te la podemos proporcionar si fuese preciso. Sólo debes comunicárnoslo y te la haremos llegar lo más pronto posible por email.

En ciertas ocasiones será preciso que incorpores documentación adicional, que dependerá sobre todo del tipo de mercancía y del país de destino. Cuando las autoridades soliciten algún trámite especial para el despacho de aduanas, nosotros nos pondremos en contacto contigo para que nos facilites el documento y así agilizar el proceso.

Recuerda que será preciso que toda la documentación vaya sellada o firmada, ya que de no ser así las autoridades aduaneras no lo considerarían como válido.

Para el correcto despacho del envio y con el propósito de agilizar este proceso se detalla a continuación la documentación que sera requerida por la aduana al realizar una importación desde fuera de la Union Europea.

FACTURA PROFORMA:

La factura proforma es una declaración de contenido en la que se detalla la mercancía que va a ser enviada asi como los datos identificativos de remitente y destinatario. Por lo tanto ha de contener:

  • El mismo remitente y destinatario que en el envío. Además se ha de indicar su nombre completo junto a los dos apellidos, si los tuviera, tal y como figura en el DNI. También un número de teléfono, un fax, y una dirección de correo electrónico.
  • Nombre y dirección del destinatario, incluido el país de destino y el código postal, tal como se muestra en la etiqueta de dirección. Como ayuda para garantizar una entrega puntual, debe incluirse una persona de contacto y un número de teléfono, fax, y dirección de correo electrónico.
  • Fecha de la factura.
  • Número de pedido u orden de compra, si procede.
  • Nombre y dirección del importador si es distinto del destinatario, con un nombre de contacto y un número de teléfono, télex o fax.
  • Descripción completa de cada uno de los artículos que se envían. ¿Qué es el artículo?
  • ¿De qué está hecho el artículo? ¿Para qué se utiliza? (Incluir los Códigos Armonizados Arancelarios, si se conocen).
  • País de origen. ¿Dónde se fabricó el artículo?
  • Número de unidades, valor unitario y valor total de cada artículo. Para las muestras o los artículos sin valor comercial, debe declararse un valor nominal o de mercado a efectos de aduana.
  • Transporte y valor declarado a efectos de transporte o cargo de indemnización.
  • Valor total del envío, incluida la moneda utilizada para la transacción.
  • Motivo de la exportación. Por ejemplo: venta, reparación, interempresarial.
  • Condiciones de venta que definan los cargos incluidos en el valor total de la factura. Por ejemplo, C.I.F (Coste y Flete).
  • Número de paquetes y peso total de los paquetes.
  • Firma y fecha del remitente.

Las 5 copias de la factura proforma se han de adjuntar en el momento de la recogida por parte del remitente. La forma correcta seria pegar una al paquete, introducir una en su interior y entregarle en un sobre el resto al transportista.

Es necesario que el remitente envíe una copia de la factura proforma a exportaciones@genei.es en formato PDF por si en algun momento la aduana la solicitase de nuevo.

AUTORIZACION DE DESPACHO:

Mediante este documento el destinatario autoriza a la agencia a realizar el despacho de importación en su nombre, rellenando el documento adjunto con los datos del destinatario. Es importante que los datos de destinatario se indiquen tal y como vienen en la factura proforma. Los gastos derivados de este despacho deben ser asumidos por el destinatario.

En lo relativo a quien se autoriza a realizar el despacho se ha de indicar: AGENCIA (La empresa de transporte que seleccionó el cliente) , con CIF: BXXXXXXX.

CERTIFICADO DE USO:

Dependiendo del tipo de mercancia enviada se podra solicitar un certificado de uso en el que el destinatario ha de especificar cuál es el motivo de la importación, es decir, en que se va a utilizar esa mercancia importada ( trabajo, estudios, ocio, etc). Por ejemplo: 'En este documento, el destinatario con nombre XXX y DNI XXX especifica que el uso de la mercancía será XXX'.

Desde la aduana se podria requerir tambien alguna prueba de lo indicado, como por ejemplo un contrato de trabajo, billetes de avión, etc. Es necesario que el destinatario tenga posibilidad de aportar esta prueba con objeto de no demorar el despacho de aduanas.

DOCUMENTACION ADICIONAL:

Dependiendo del pais de origen del que provenga la mercancia, se podra solicitar alguna documentación adiccional para el despacho de aduanas, que podría conllevar un coste que habría de asumir el cliente. Se recomienda que el cliente se cerciore de qué documentacion adiccional se le podría requerir, y del coste que esto supondría, puesto que GENEI no se haria responsable del desconocimiento por parte del cliente. En caso de no haberse presentado en el momento de la recogida toda la documentación, la agencia nos la solicitara a nosotros que a su vez se la solicitaremos al cliente a la mayor brevedad posible para agilizar el proceso de despacho.

Para los envios que tengan como origen o destino paises no pertenecientes a la Unión Europea, Canarias, Ceuta o Melilla, se debera de aportar en el momento de la recogida las 5 copias de la factura proforma de cara al despacho de aduanas. También se habrá de aportar dicha documentación para los envíos internacionales realizados a través del servicio expres de la agencia Correosexpres.

Es obligatorio tambien por parte del cliente, hacer llegar una copia de dicha factura, correctamente cubierta a ordenador, firmada y fechada, una vez el paquete haya sido recogido por la agencia de transportes, al correo exportaciones@genei.es indicando la referencia GENEI del envio en el asunto del email. En caso de que el cliente no enviara dicha factura al correo indicado, GENEI no se responsabilizaria del posible retraso en el despacho aduanero del envío.

Una vez que el cliente envíe la factura al correo de exportaciones@genei.es, habiendo sido ya recogido el paquete, GENEI se la hará llegar a la agencia, que se ocupará de valorar si es o no correcta. El cliente será avisado por parte de GENEI en caso de que la agencia o aduanas rechacen la factura o la consideren incompleta.

Las facturas han de ser enviadas en formato PDF, no es válido un archivo de imagen.

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