Qué es un albarán y para qué sirve en tus envíos
Un albarán es el documento que acompaña a la mercancía y que el cliente firma al recibirla como prueba de entrega. Recoge qué se entrega, en qué cantidad, a quién y cuándo. No es una factura: no tiene valor fiscal ni sustituye a la factura comercial o a la packing list en un envío con aduana.
Actualizado:
Albarán, factura o packing list: compáralos
Los cuatro documentos que más se confunden al enviar mercancía, uno a uno.
Albarán
- Para qué sirve
- Acredita que la mercancía se ha entregado y que el cliente la ha recibido.
- Quién lo emite
- El vendedor o el proveedor que entrega la mercancía.
- Cuándo
- En el momento de la entrega; el cliente firma una copia.
- Valor fiscal
- No es una factura ni la sustituye.
- ¿Va con la mercancía?
- Sí, acompaña a la entrega.
- ¿Lo pide la aduana?
- No; en aduana se usa la factura comercial.
Factura comercial
- Para qué sirve
- Documenta la venta y fija el valor de la mercancía, también ante la aduana.
- Quién la emite
- El vendedor o exportador.
- Cuándo
- Al realizar la venta, antes del envío.
- Valor fiscal
- Sí: es la factura de la operación.
- ¿Va con la mercancía?
- Sí, en envíos con aduana, normalmente varias copias.
- ¿Lo pide la aduana?
- Sí, es el documento principal del despacho.
Factura proforma
- Para qué sirve
- Es una oferta o presupuesto formal: anticipa cómo será la factura.
- Quién la emite
- El vendedor, antes de cerrar la venta.
- Cuándo
- Antes de la venta, para que el comprador confirme, pida financiación o tramite permisos.
- Valor fiscal
- No; no se contabiliza como factura.
- ¿Va con la mercancía?
- Solo en envíos sin venta (muestras, reparaciones) si lo admite la aduana.
- ¿Lo pide la aduana?
- Depende del destino y del transportista. Genei te proporciona una factura proforma descargable.
Packing list
- Para qué sirve
- Detalla qué va en cada bulto: contenido, cantidades, pesos y medidas.
- Quién la emite
- El vendedor o quien prepara el envío.
- Cuándo
- Al preparar los bultos, antes de la recogida.
- Valor fiscal
- No; es un documento logístico.
- ¿Va con la mercancía?
- Sí, pegada por fuera o dentro del bulto.
- ¿Lo pide la aduana?
- A menudo, junto con la factura comercial, sobre todo con varios bultos.
Elige un documento para ver para qué sirve, quién lo emite y cuándo se usa. El enlace que copies abre el documento que estés viendo.
Qué es un albarán
El albarán (también llamado albarán de entrega o nota de entrega) es el documento que acompaña a la mercancía y que el cliente firma al recibirla. Sirve para dejar constancia de qué se ha entregado, en qué cantidad, a quién y cuándo.
No es una factura: no genera la obligación de pago ni tiene efectos fiscales. Lo habitual es entregar la mercancía con albarán y emitir después la factura, a veces agrupando varios albaranes del mismo cliente en una sola factura.
En envíos por mensajería, el albarán puede ir dentro del paquete o en un sobre pegado por fuera. Si el transportista entrega y el cliente firma en su terminal, ese justificante hace la función de prueba de entrega, pero el albarán sigue siendo útil para detallar el contenido.
Tipos de albarán
No valorado
Solo artículos y cantidades. Es el más habitual cuando el precio ya consta en el pedido o se facturará después.
Valorado
Incluye precios e importes. Facilita que el cliente compruebe el pedido y agiliza la factura posterior.
De devolución
Acompaña a la mercancía que el cliente devuelve y sirve para registrar la entrada y hacer el abono.
Qué datos debe incluir un albarán
| Campo | Obligatorio en la práctica | Comentario |
|---|---|---|
| Número y fecha | Sí | Correlativo, para relacionarlo con la factura |
| Datos del emisor | Sí | Nombre, NIF y dirección |
| Datos del cliente | Sí | Nombre, NIF y dirección de entrega |
| Descripción y cantidad | Sí | Referencia, artículo, unidades |
| Número de pedido | Recomendado | Evita confusiones con varios pedidos |
| Bultos y transportista | Recomendado | Útil si hay incidencias en la entrega |
| Precios | Solo en el valorado | Sin impuestos o con impuestos, indicándolo |
| Firma de recepción | Sí | Con fecha y nombre de quien recibe |
No existe un modelo oficial de albarán: puedes usar el formato que quieras siempre que recoja estos datos de forma clara.
Cómo hacer un albarán de entrega
- Pon los datos de las dos partes
Nombre o razón social, NIF y dirección del emisor y del cliente.
- Numera y fecha el albarán
Usa una numeración correlativa y la fecha de entrega. Si hay pedido, añade su número.
- Describe la mercancía
Referencia, descripción, cantidad y unidad de cada artículo. En un albarán valorado, añade también el precio.
- Indica la entrega
Dirección de entrega, número de bultos y, si procede, transportista y número de seguimiento.
- Deja espacio para la firma
El cliente firma, con fecha, nombre y DNI si hace falta, al recibir la mercancía.
- Guarda una copia firmada
Te servirá como prueba de entrega y para emitir después la factura.
Albarán, factura y packing list: diferencias
| Albarán | Factura comercial | Factura proforma | Packing list | |
|---|---|---|---|---|
| Función | Prueba de entrega | Documenta la venta | Oferta previa | Contenido de los bultos |
| Valor fiscal | No | Sí | No | No |
| Precios | Opcional | Sí | Sí | No |
| Pesos y medidas | Opcional | Opcional | Opcional | Sí |
| Firma del cliente | Sí | No | Opcional | No |
| Aduana | No | Sí | A veces | A menudo |
En un envío internacional con aduana, el albarán no sustituye a la factura comercial ni a la packing list: son documentos distintos y cada uno tiene su función.
Errores habituales con el albarán
- No pedir la firma al entregar. Sin firma, el albarán pierde su valor como prueba de entrega.
- Usarlo como si fuera una factura. El cliente no puede deducirse nada con un albarán.
- No numerarlos. Sin numeración correlativa es difícil relacionarlos con las facturas.
- Enviar a otro país solo con albarán. En la aduana hará falta la factura comercial.
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Preguntas frecuentes sobre el albarán
¿Qué es un albarán?
Es el documento que acompaña a la mercancía y que el cliente firma al recibirla. Acredita qué se ha entregado, en qué cantidad y cuándo.
¿Qué diferencia hay entre albarán y factura?
El albarán prueba la entrega; la factura documenta la venta y tiene valor fiscal. Se puede entregar con albarán y facturar después, incluso agrupando varios albaranes.
¿Qué diferencia hay entre albarán y packing list?
El albarán es la prueba de entrega que firma el cliente. La packing list detalla el contenido, pesos y medidas de cada bulto y se usa sobre todo en transporte y aduanas.
¿Es obligatorio hacer albarán?
En general no hay una norma que obligue a emitirlo, pero es muy recomendable como prueba de entrega y para controlar los pedidos.
¿Un albarán tiene que llevar precios?
No. El albarán no valorado solo lleva artículos y cantidades; el valorado incluye además precios e importes.
¿Sirve el albarán para la aduana?
No. Para un envío con aduana necesitas una factura comercial y, a menudo, una packing list.
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