Factura proforma: qué es y cuándo usarla en envíos internacionales
La factura proforma es una oferta formal que el vendedor envía antes de la venta, con productos, precios, Incoterm y condiciones. Tiene el formato de una factura, pero no tiene valor fiscal ni obliga a pagar. Se usa para confirmar pedidos, cobrar por adelantado y tramitar permisos; en la aduana, cuando hay venta, se usa la factura comercial.
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Generador de factura proforma y comercial
Elige el tipo, rellena los datos y descárgala en PDF. Es el mismo generador en la guía de factura proforma y en la de factura comercial.
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Qué es una factura proforma
La factura proforma es un documento que el vendedor envía antes de cerrar la venta. Tiene el aspecto de una factura, con productos, cantidades, precios y condiciones, pero es un compromiso o una oferta: no tiene valor fiscal ni contable y no genera la obligación de pagar.
En el comercio internacional es muy habitual, porque permite al comprador conocer el coste exacto de la operación, incluido el Incoterm, y usar ese documento para pedir financiación, abrir un crédito documentario o tramitar licencias de importación.
Cuándo se usa la factura proforma
- Para presupuestar una venta internacional. El comprador ve el importe y las condiciones antes de confirmar.
- Para gestionar pagos por adelantado. Muchos compradores pagan contra proforma y reciben después la factura definitiva.
- Para trámites del comprador. Bancos y organismos pueden pedirla para financiación o permisos de importación.
- En envíos sin venta. Muestras, reparaciones o material en préstamo pueden viajar con una proforma que declare su valor. Los documentos exigidos y el número de copias dependen del destino y del transportista; Genei te facilita la documentación necesaria y te proporciona una factura proforma descargable. Más información en envíos con aduanas.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
- Identifica a las dos partes
Nombre o razón social, identificación fiscal y dirección completa del vendedor y del comprador.
- Numera y fecha la proforma
Usa una numeración propia, distinta de la de tus facturas, y la fecha de emisión.
- Describe cada producto
Descripción concreta, cantidad, valor unitario, país de origen y, si lo conoces, el código TARIC.
- Añade condiciones
Incoterm y lugar, moneda, gastos de envío y seguro si los hay, forma de pago y validez de la oferta.
- Márcala como proforma
Indica claramente «Factura proforma» para que no se confunda con la factura definitiva.
- Envíala y espera la confirmación
Cuando el comprador acepte, emite la factura comercial con los datos definitivos.
Puedes hacerla directamente con el generador de arriba: deja seleccionada la opción «Proforma» y guárdala en PDF.
Diferencia entre factura proforma y factura comercial
| Factura proforma | Factura comercial | |
|---|---|---|
| Cuándo se emite | Antes de la venta | Al realizar la venta |
| Valor fiscal | No | Sí |
| Obliga a pagar | No, es una oferta | Sí |
| Numeración | Propia | Correlativa de facturas |
| Sirve para la aduana | Solo en algunos envíos sin venta | Sí, es el documento principal |
| Puede cambiar | Sí, hasta que se acepta | Solo con factura rectificativa |
Lo normal es que la proforma y la factura comercial tengan los mismos datos. Si algo cambia entre una y otra (cantidades, portes o Incoterm), la que vale es la comercial.
Qué debe incluir una factura proforma
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Título «Factura proforma» | Evita que se confunda con la factura definitiva |
| Número y fecha | Para referenciarla en el pedido y en la factura final |
| Vendedor y comprador | Datos fiscales y direcciones completas |
| Productos | Descripción, cantidad, valor unitario y total |
| País de origen y código TARIC | Anticipa los aranceles que pagará el comprador |
| Incoterm y lugar | Deja claro quién paga el transporte, el seguro y la aduana |
| Moneda, forma de pago y validez | Condiciones de la oferta |
| Peso y bultos (opcional) | Ayuda a calcular el transporte |
Errores habituales con la factura proforma
- Enviar la mercancía solo con la proforma en una venta. Cuando hay venta, la aduana necesita la factura comercial.
- Usar la misma numeración que en las facturas. La proforma no es una factura y no debe romper tu serie.
- No indicar el Incoterm. El comprador no sabrá si el precio incluye transporte y aduana.
- Descripciones vagas. «Material» o «Varios» no sirven para calcular aranceles.
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Preguntas frecuentes sobre la factura proforma
¿Qué es una factura proforma?
Es un documento previo a la venta con el formato de una factura: recoge productos, precios y condiciones, pero es una oferta y no tiene valor fiscal ni contable.
¿Qué diferencia hay entre factura proforma y factura comercial?
La proforma se emite antes de la venta y no obliga a pagar; la comercial documenta la venta, tiene valor fiscal y es la que usa la aduana.
¿La factura proforma sirve para la aduana?
Cuando hay una venta, no: hace falta la factura comercial. En envíos sin venta, como muestras o reparaciones, puede usarse una proforma que declare el valor. Los documentos exigidos y el número de copias dependen del destino y del transportista; Genei te facilita la documentación necesaria y te proporciona una factura proforma descargable. Más información en envíos con aduanas.
¿Hay que numerar la factura proforma?
Conviene numerarla para poder referenciarla, pero con una serie propia, distinta de la de tus facturas.
¿Se puede pagar con una factura proforma?
Sí. Es habitual que el comprador pague por adelantado contra la proforma; después el vendedor emite la factura comercial.
¿Tengo que añadir impuestos en la proforma?
Puedes indicar los impuestos que se aplicarán para que el comprador conozca el coste total, pero la proforma no genera obligaciones fiscales. Consulta con tu asesor el tratamiento de cada operación.
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