Factura comercial: qué es y cómo hacerla para tus envíos internacionales
La factura comercial es el documento que emite el vendedor en una venta internacional y que la aduana usa para saber qué se envía, cuánto vale y de dónde procede. Debe incluir los datos del vendedor y del comprador, número y fecha, la descripción, cantidad, valor y origen de cada producto, descuentos e impuestos y el Incoterm.
Actualizado:
Generador de factura proforma y comercial
Elige el tipo, rellena los datos y descárgala en PDF. Es el mismo generador en la guía de factura proforma y en la de factura comercial.
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Tus datos no salen de tu navegador: no se guardan ni se envían a ningún sitio. Para guardar la factura, elige «Guardar como PDF» al imprimir.
Qué es una factura comercial
La factura comercial es el documento que emite el vendedor para documentar una venta internacional. Además de su función fiscal y contable, es el documento principal que usa la aduana para saber qué se envía, cuánto vale y de dónde procede, y a partir de ahí calcular los aranceles e impuestos.
Es obligatoria en los envíos con aduana: fuera de la UE y también con Canarias, Ceuta y Melilla. En paquetería, el transportista la necesita para presentar la declaración aduanera en tu nombre, así que suele pedirla al crear el envío o que vaya pegada en el paquete.
Si el envío no es una venta (una muestra, un regalo o una reparación), también hay que declarar el valor con una factura, indicando el motivo del envío.
Qué debe incluir una factura comercial
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Datos del vendedor | Nombre o razón social, dirección, NIF y número EORI |
| Datos del comprador | Nombre o razón social, dirección completa e identificación fiscal |
| Número y fecha | Numeración correlativa de facturas y fecha de emisión |
| Descripción de los productos | Concreta: qué es, material y uso; nada de «varios» o «regalo» |
| Cantidad y valor | Unidades, valor unitario y total por línea, en la moneda de la venta |
| País de origen | Dónde se fabricó cada producto, no desde dónde se envía |
| Código arancelario | Código HS, NC o TARIC de cada producto |
| Descuentos e impuestos | Descuentos aplicados e impuestos, si corresponden |
| Gastos de envío y seguro | Si se facturan aparte, porque forman parte del valor en aduana según el Incoterm |
| Incoterm | Término, lugar y versión: «FCA Bilbao, Incoterms® 2020» |
| Motivo del envío | Venta, muestra, devolución, reparación… |
| Declaración y firma | Que la información es veraz y correcta |
Cómo hacer una factura comercial para tus envíos internacionales
- Pon los datos del vendedor y del comprador
Nombre o razón social, dirección completa, identificación fiscal y, si sois empresas, el número EORI.
- Numera y fecha la factura
Con la numeración correlativa de tus facturas y la fecha de la venta.
- Describe cada producto con detalle
Qué es, de qué material, para qué sirve, cantidad, valor unitario, país de origen y código arancelario.
- Indica el Incoterm y la moneda
Por ejemplo «DAP Toronto, Incoterms® 2020», en la moneda de la venta. Si dudas, repasa los Incoterms.
- Suma totales, descuentos e impuestos
Subtotal, gastos de envío y seguro si se facturan, descuentos, impuestos aplicables y total.
- Fírmala y prepara las copias
Añade la declaración de veracidad y la firma. Imprime varias copias: una para el paquete, otra para el transportista y otra para tu archivo.
Puedes prepararla con el generador de arriba y guardarla en PDF. Revisa después con tu asesor los requisitos fiscales de tu factura (serie, impuestos, menciones obligatorias).
Consejos para que tu envío no se quede en la aduana
- Usa un idioma que entienda la aduana de destino. El inglés es la opción más segura fuera de la UE.
- Mismos datos en todos los documentos. La factura, la packing list y la etiqueta deben coincidir.
- Valor real, siempre. Infravalorar la mercancía puede acabar en retenciones y sanciones.
- Varias copias. Una en un sobre pegado al paquete y otra para el transportista.
- Avisa al destinatario. Si el Incoterm es DAP, pagará los impuestos al recibir.
Diferencia entre factura comercial y proforma
| Factura comercial | Factura proforma | |
|---|---|---|
| Cuándo | Al realizar la venta | Antes de la venta |
| Valor fiscal | Sí | No |
| Aduana | Documento principal del despacho | Solo en algunos envíos sin venta |
| Numeración | Serie correlativa de facturas | Serie propia |
Más detalles en la guía de la factura proforma.
Errores habituales en la factura comercial
- Descripciones genéricas. «Ropa» es poco; «camisetas de algodón para hombre» es mejor.
- Confundir país de origen con país de envío. Un producto fabricado en otro país no es de origen español por salir de España.
- Olvidar el Incoterm. La aduana no sabe si el valor incluye transporte y seguro.
- No firmarla. Muchas aduanas piden la factura firmada.
- Valores distintos a los de la packing list o la etiqueta. Provocan revisiones.
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Preguntas frecuentes sobre la factura comercial
¿Qué es una factura comercial?
Es la factura de una venta internacional. Documenta la operación y es el documento principal que usa la aduana para calcular aranceles e impuestos.
¿Cuándo es obligatoria la factura comercial?
En los envíos con aduana: fuera de la UE y con Canarias, Ceuta y Melilla. Dentro de la UE no hay aduana, aunque la venta se factura igualmente.
¿Qué diferencia hay entre factura comercial y proforma?
La comercial documenta la venta y tiene valor fiscal; la proforma es una oferta previa sin valor fiscal.
¿Qué datos lleva una factura comercial?
Datos del vendedor y del comprador, número y fecha, descripción, cantidad, valor, origen y código arancelario de cada producto, descuentos e impuestos, Incoterm, motivo del envío y firma.
¿Cuántas copias necesito?
Los documentos exigidos y el número de copias dependen del destino y del transportista; Genei te facilita la documentación necesaria y te proporciona una factura proforma descargable. Más información en envíos con aduanas. Guarda siempre una copia para tu archivo.
¿En qué idioma se hace?
En un idioma que entienda la aduana de destino. Fuera de la UE, el inglés es la opción más segura; puedes hacerla bilingüe.
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